Een vooral praktische benadering van de digitale postkamer

Een vooral praktische benadering van de digitale postkamer

Papier verdwijnt in hoog tempo uit organisaties. Maar er is één papierstroom waarop elke organisatie een beperkte invloed heeft: de binnenkomende post. Digitaal werken? Dan resteert maar één oplossing: een digitale postkamer.

Dat de hoeveelheid papier afneemt is bijvoorbeeld te merken aan het afnemen van het gebruik van printers en copiers en aan de krimpende omvang van de binnenkomende en uitgaande papieren post. Organisaties investeren volop in digitalisering van hun processen en van de bijbehorende documenten, informatie en communicatie. Natuurlijk kun je de papieren binnenkomende post beperken door klanten en burgers te verleiden tot digitale communicatie, maar als je niet de belastingdienst bent kun je (omwille van je eigen commerciële bestwil) papieren post nog altijd niet weigeren.

Dan resteert er maar één oplossing: een digitale postkamer, waar alle binnenkomende post digitaal wordt gemaakt, geregistreerd en aan de vervolgprocessen wordt aangeboden.

Alle post?

Ja, alle papieren binnenkomende post moet worden gedigitaliseerd. Als alle vervolgprocessen digitaal zijn zal dat wel moeten. Dus geen keus.

Kan dat, alles scannen?

Natuurlijk kan dat, gewoon alle post uitpakken, sorteren, gladstrijken en door een scanner halen. En dan doorsturen naar het juiste vervolgproces of naar de juiste afdeling. Per email bijvoorbeeld.

En wat te doen met tijdschriften of congreskaarten? Ook scannen?

Natuurlijk niet. Voor tijdschriften zijn abonnementen op digitale versies heel gewoon. Dus dat vereist enig massagewerk… Maar voor die toegangskaart zal er toch “fysieke distributie” moeten plaatsvinden. Dus alle binnenkomende post moet direct bij de voordeur worden gesplitst in “te scannen” en “te bezorgen”.  En die laatste stapel zal op een alternatieve manier aan de geadresseerde moeten worden aangeboden.

En wat doen we dan met mailings en reclamemateriaal?

Weggooien. En ik geef je op een briefje: niemand in het bedrijf gaat klagen over het niet meer ontvangen van de Euroforum uitnodigingen…

 

En dan gewoon de stapel “te scannen” post door een scanner halen?

Ja, daar komt het wel op neer. Maar “the devil is in the detail”. Lees maar.

De stapel “te scannen” zal allereerst moeten worden gesplitst in de diverse soorten binnenkomende post. Deze splitsing wordt veelal afgestemd op het vervolgproces en de wijze van registratie. Zo ontstaan er kleinere stapeltjes voor bijvoorbeeld de afdelingen Inkoop, Logistiek, Productie, Crediteuren (de facturen), HR, Verkoop, etc. Deze kleinere stapeltjes kunnen worden gescand en digitaal van een naam worden voorzien. Ze gaan als PDF-bundels via de mail naar de betreffende afdelingen. Daar worden de PDF’s over de betreffende mensen verdeeld. Dit is de meest eenvoudige versie van de digitale postkamer.

En hoe ziet de meest geavanceerde versie eruit?

In de meest eenvoudige versie komen er nogal wat handen en ogen aan te pas om de bestanden bij de juiste geadresseerde te bezorgen. Dat kan ook geheel automatisch worden gedaan, maar dat vereist een behoorlijk volume post èn geld.

Dat automatisch verwerken is mogelijk met software die bepaalde kenmerken van het document leest en gebruikt om het document bij de juiste afdeling op persoon te bezorgen. Voorbeeld: slimme software kan van een binnenkomende factuur aflezen wie de afzender is, om welk factuurnummer het gaat en welk bedrag in rekening wordt gebracht. Deze gegevens heten metadata, dit zijn kenmerken die de inhoud beschrijven van het document. Op basis van die metadata kan de route van het document door de vervolgprocessen worden bepaald en kan deze automatisch worden gestart.

Nou, dat zou ik ook wel willen, ik scannen en de software doet de rest…

Natuurlijk, iedereen zou dat willen en het kan ook. Er zijn wel bepaalde voorwaarden: je moet voldoende volume hebben en je moet goed te onderscheiden documenten binnen krijgen.

Dat volume is belangrijk voor de kosten van de digitale postkamer software. Deze kosten zijn dalende, maar nog steeds vrij hoog, want herkenning is nu eenmaal lastig. Dat heeft ook met het tweede punt te maken, het punt van de te onderscheiden documenten.

Stel, je krijgt dagelijks 600 facturen van leveranciers binnen. De software die deze facturen “leest” is dermate slim dat na enige tijd leverancierskenmerken en andere gegevens worden herkend, een vrij steile leercurve dus. Het genereren van de noodzakelijke metadata voltrekt zich daarna automatisch. Maar als je een heterogene berg post ontvangt, waarin bijvoorbeeld veel handgeschreven teksten voorkomen, dan wordt het herkennen voor de software lastig en heb je te maken met een platte leercurve…. En dan zullen er dus mensen aan te pas moeten komen. Let wel: de digitale postkamer is daarmee niet mislukt, alleen de baten zijn lager en de terugverdientijd is daardoor langer.

Als die 600 facturen door mijn leveranciers digitaal worden aangeleverd is mijn digitale postkamer dan werkeloos?

Nee, zeker niet. Alleen de scanner komt dan stil te staan. Het herkennen en metadateren van de digitale bestanden (veelal PDF’s) en het toewijzen van de documenten aan de vervolgprocessen moet toch plaatsvinden. Dat maakt dus geen enkel verschil.

Dus wat adviseer je: handmatig of met slimme software?

Dat behoeft geen betoog: slimme software natuurlijk. Maar implementeer deze wel met verstand. En let op, want the devil is in the details!