Advies van de opruimcoach: geef een feestje!   

Advies van de opruimcoach: geef een feestje!   

Het Nieuwe Werken, flexibel werken, het is goed voor mens en organisatie. Het geeft ruimte, nieuwe keuzes, eigen verantwoordelijkheid en ongebondenheid. Mooi, maar wat doe je met je gevulde kasten en bureaus? Meeslepen belemmert en blokkeert. Opruimen moet. Hoe dan? Onze opruimcoach aan het woord.

We kennen de situatie allemaal: ordners, boeken, hangmappen, aantekeningen, ze verstoppen onze kasten, lades en bureaus. En niet te vergeten de fotolijstjes, oorkondes en studiemappen. Ze blokkeren de route naar Het Nieuwe Werken en meer flexibiliteit. Want die vereisen ongebondenheid van een fysieke werkplek en dus van papier en persoonlijke spullen. Maar als ik om me heen kijk zie ik bij veel organisaties nog altijd die kasten en bureaus vol met “belangrijke” papieren. Belangrijk? Is niet een groot deel ooit geprint? Is niet een ander deel gewoon verouderd en overbodig? En hoort weer een ander deel misschien thuis in het bedrijfsarchief, omdat er belangrijke handtekeningen op staan? De vraag is hoe je de strijd aangaat en wint. Als opruimcoach doe ik dat in 6 stappen.

Stap 1. Vergaar kennis

Wat je allereerst nodig hebt, is kennis van hoe en waar papier in jouw organisatie wordt bewaard. Welke documenten moeten worden gearchiveerd, wat kan en mag vernietigd worden en wat kan mee naar huis. Die kennis is onontbeerlijk voor een goed opruimproces.

Stap 2. Organiseer een afdelingsfeestje

Opruimen is vervelend werk, dat vindt bijna iedereen. Het helpt om een opruimsessie met de hele afdeling (of vloer, of bureau-blok) aan te pakken. Iedereen roostert zichzelf een middag uit en samen gaan we het overbodige papier en persoonlijke spullen te lijf. Het wordt een gezellige boel, dat kan ik je verzekeren. En er worden resultaten geboekt, dat kan ik je ook verzekeren!

Stap 3. Organiseer ook de middelen

Als zo’n opruimsessie aan de gang is moet iedereen zijn papieren wel kwijt kunnen. Zorg voor voldoende bakken om papier (vertrouwelijk) te kunnen weggooien, zorg voor transport van papier naar het archief, zorg voor koffie, thee en fruit (en aan het einde van de middag een borrel). Kortom: maak het zo makkelijk en feestelijk mogelijk.

Stap 4. Regel begeleiding

Natuurlijk ontstaan er veel vragen bij het doornemen van het papier en de persoonlijke spullen. Stel tevoren wat eenvoudige spelregels op. Bijvoorbeeld: alles dat geprint is, kan weg. Of: alles wat je weg wilt gooien wordt door een collega nog een keer gescreend. En zorg voor begeleiding in de vorm van de archivaris (als jouw organisatie die heeft) of een opruimcoach, die het klappen van de zweep kent, mensen stimuleert en vragen ter plekke beantwoordt.

 

Stap 5. Stel doelen

Meet voor de opruimsessies het aantal meters papier en het aantal kasten en lades. Stel een duidelijk doel vast, bijvoorbeeld een halve meter per medewerker. En maak het een uitdaging dat doel met de club te behalen.

Stap 6. Volhard

Na de opruimsessie ligt een nieuwe bedreiging op de loer: het opnieuw vollopen van de kasten en lades. Laat daarom direct al tijdens de opruimsessie de lege kasten afsluiten en liefst meteen weghalen. Er ontstaat dan letterlijk ruimte, de hele afdeling veert op. Volhard in je standpunt dat papier zoveel mogelijk weg moet en tolereer geen (of soms een enkele) uitzondering. Leg de uitzonderingen voor aan de hele afdeling, zodat er geen een-tweetjes met individuele medewerkers worden gemaakt.

Opruimsessies werken bevrijdend, ze verlossen de mensen en de organisatie letterlijk van blokkades en bieden ruimte. Drink daarom eens een kop koffie met een van onze opruimcoaches!