


Marsroute voor een snelle èn goede DMS-implementatie
Het implementeren van een DMS kan een feest zijn, al hebben de meeste mensen andere ervaringen. Het geheim: doe het snel. En agile: lever in korte sprints steeds een resultaat op, hoe klein ook. Het houdt iedereen op tempo en bij de les. En verder, waar moet je dan nog aan denken? Waarom is het implementeren van een Document Management Systeem lastig? Ik kan wel wat redenen bedenken: het raakt bijna iedereen in de organisatie, het raakt de werkprocessen van mensen, het legt regels op waar men voorheen vrijheid had, het kan zelfs beperkend werken, enzovoort. Dit zijn wat mij betreft echter geen redenen om dat DMS dan maar niet te implementeren, het zijn redenen om het nu eens anders te doen. Ik vergelijk het implementeren van een DMS graag met het tegen een berg op fietsen. De belangrijkste les van het fietsen: hou je tempo, val niet stil want dan kom je niet meer weg, rij je eigen tempo en zorg voor voldoende water en eten. Natuurlijk gaat deze vergelijking op onderdelen mank, daar is het een vergelijking voor. Want bij een DMS-implementatie komen ook nog een paar andere voorwaarden aan bod. Wat mij betreft zijn het de volgende vier. Allemaal gericht op het behoud van het tempo, want dat is bij dergelijke implementaties heilig! Draagvlak heeft een houdbaarheidsdatum die lastig te verschuiven is. Dus werk snel en geconcentreerd om het tempo vast te houden en binnen de houdbaarheidstermijn te blijven. Want als die wordt overschreden, zakt het hele project als een pudding in elkaar!Draagvlak betekent dat alle betrokkenen instemmen met de implementatie en met de gemaakte keuzes....
3x goed en 1x slecht nieuws voor de ambitieuze informatiemanager (en de ambitieuze organisatie)
Ik heb nieuws over de digitale transitie en de rol van de archivaris, de informatiemanager en de “Chief Data Officer”. Wat wil je eerst lezen: het goede of het slechte nieuws? Oké, het goede nieuws dus eerst. Goed nieuws 1 Ik las de resultaten van een onderzoek van AIIM, dat in opdracht van Iron Mountain een uitspraak heeft gedaan over de toekomstige mogelijkheden, skills en capaciteiten van de archivaris en de informatiemanager. Centrale vraag: welke koers is kansrijk? De rode draad is dat de de focus moet liggen op kennis van riskmanagement, beveiliging en data-privacy. Dit is hèt vakgebied voor de informatie professional van de toekomst. Er ontstaat in de markt een grote vraag op het vlak van data-toegankelijkheid, -kwaliteit en -beveiliging. De conclusie van het onderzoek luidt dat de informatiemanager, als bewaker van bedrijfsdocumenten, zichzelf opnieuw moet uitvinden. Business owners zien hem of haar in de nabije toekomst niet zozeer als beheerder van documenten en data, maar vooral als een analytische professional met een groot veiligheidsbewustzijn, die creatief kan denken en die verandering in het informatiedomein kan begeleiden. Lees de resultaten: http://www.ironmountain.co.uk/Knowledge-Center/Reference-Library/View-by-Document-Type/White-Papers-Briefs/W/What-will-it-take-to-be-a-NextGen-InfoPro.aspx. Goed nieuws 2 Dit onderzoek van AIIM sluit naadloos aan op mijn eerdere blog over de toekomst van de archivaris, zie: http://www.themessagecompany.nl/1990/de-archivaris-vier-grote-stappen-op-weg-naar-data-integriteit-in-2025/ Mijn stelling in die blog: de archivaris van vandaag is de data-integriteitsmanager van morgen. De archivaris opereert in de toekomst als het “data-geweten” van processen en van de gehele organisatie. De archivaris werkt mee aan duurzaamheid, transparantie, volledigheid en traceerbaarheid, dus aan integriteit. De archivaris zorgt ervoor dat data op de juiste wijze worden beheerd en kunnen worden gebruikt in processen. En dat alles...
Advies van de opruimcoach: geef een feestje!
Het Nieuwe Werken, flexibel werken, het is goed voor mens en organisatie. Het geeft ruimte, nieuwe keuzes, eigen verantwoordelijkheid en ongebondenheid. Mooi, maar wat doe je met je gevulde kasten en bureaus? Meeslepen belemmert en blokkeert. Opruimen moet. Hoe dan? Onze opruimcoach aan het woord. We kennen de situatie allemaal: ordners, boeken, hangmappen, aantekeningen, ze verstoppen onze kasten, lades en bureaus. En niet te vergeten de fotolijstjes, oorkondes en studiemappen. Ze blokkeren de route naar Het Nieuwe Werken en meer flexibiliteit. Want die vereisen ongebondenheid van een fysieke werkplek en dus van papier en persoonlijke spullen. Maar als ik om me heen kijk zie ik bij veel organisaties nog altijd die kasten en bureaus vol met “belangrijke” papieren. Belangrijk? Is niet een groot deel ooit geprint? Is niet een ander deel gewoon verouderd en overbodig? En hoort weer een ander deel misschien thuis in het bedrijfsarchief, omdat er belangrijke handtekeningen op staan? De vraag is hoe je de strijd aangaat en wint. Als opruimcoach doe ik dat in 6 stappen. Stap 1. Vergaar kennis Wat je allereerst nodig hebt, is kennis van hoe en waar papier in jouw organisatie wordt bewaard. Welke documenten moeten worden gearchiveerd, wat kan en mag vernietigd worden en wat kan mee naar huis. Die kennis is onontbeerlijk voor een goed opruimproces. Stap 2. Organiseer een afdelingsfeestje Opruimen is vervelend werk, dat vindt bijna iedereen. Het helpt om een opruimsessie met de hele afdeling (of vloer, of bureau-blok) aan te pakken. Iedereen roostert zichzelf een middag uit en samen gaan we het overbodige papier en persoonlijke spullen te lijf. Het wordt een gezellige boel, dat...