Marktstrategie vereist interne strategie

door Rene Joor | Ontmoet TMC

Op het Xplor congres van woensdag 6 april gaat René Joor dieper in op de vraag welk effect een marktstrategie heeft op de interne strategie van een organisatie. René beschouwt marketing als “de zintuigen” van de organisatie. Daar hoort een goed werkend centraal zenuwstelsel bij, dat informatie op het juiste moment ontvangt, verwerkt, aanbiedt, en transporteert. En dat waarde aan de zintuigen toevoegt! René presenteert in dit verband onder andere de ANWB-case, waaruit haarfijn blijkt hoe het zenuwstelsel de zintuigen kan ondersteunen en hoe deze samenwerking vorm gegeven kan worden en waarde voor de gehele organisatie kan creëren. Hij gaat daarbij dieper in op het concept “De Berichtenfabriek”, dat model staat voor de inrichting van de informatie verwerkende systemen. René benoemt in zijn presentatie tevens de succesfactoren voor een goed werkende interne informatievoorziening, die, dat zult u merken, afwijken van hetgeen u verwacht…. Heeft u de sessie gemist of wilt u gewoon meer weten hoe zintuigen en zenuwstelsel op elkaar kunnen worden afgestemd?  Of wilt u eens nader kennis maken met dit onderwerp?   Stuur dan een berichtje naar rene@themessagecompany.nl of bel hem op 0653 686 720....

Marsroute voor een snelle èn goede DMS-implementatie

door Rene Joor | Blog

Het implementeren van een DMS kan een feest zijn, al hebben de meeste mensen andere ervaringen. Het geheim: doe het snel. En agile: lever in korte sprints steeds een resultaat op, hoe klein ook. Het houdt iedereen op tempo en bij de les. En verder, waar moet je dan nog aan denken? Waarom is het implementeren van een Document Management Systeem lastig? Ik kan wel wat redenen bedenken: het raakt bijna iedereen in de organisatie, het raakt de werkprocessen van mensen, het legt regels op waar men voorheen vrijheid had, het kan zelfs beperkend werken, enzovoort. Dit zijn wat mij betreft echter geen redenen om dat DMS dan maar niet te implementeren, het zijn redenen om het nu eens anders te doen. Ik vergelijk het implementeren van een DMS graag met het tegen een berg op fietsen. De belangrijkste les van het fietsen: hou je tempo, val niet stil want dan kom je niet meer weg, rij je eigen tempo en zorg voor voldoende water en eten. Natuurlijk gaat deze vergelijking op onderdelen mank, daar is het een vergelijking voor. Want bij een DMS-implementatie komen ook nog een paar andere voorwaarden aan bod. Wat mij betreft zijn het de volgende vier. Allemaal gericht op het behoud van het tempo, want dat is bij dergelijke implementaties heilig! Draagvlak heeft een houdbaarheidsdatum die lastig te verschuiven is. Dus werk snel en geconcentreerd om het tempo vast te houden en binnen de houdbaarheidstermijn te blijven. Want als die wordt overschreden, zakt het hele project als een pudding in elkaar!Draagvlak betekent dat alle betrokkenen instemmen met de implementatie en met de gemaakte keuzes....

3x goed en 1x slecht nieuws voor de ambitieuze informatiemanager (en de ambitieuze organisatie)

door Rene Joor | Blog

Ik heb nieuws over de digitale transitie en de rol van de archivaris, de informatiemanager en de “Chief Data Officer”. Wat wil je eerst lezen: het goede of het slechte nieuws? Oké, het goede nieuws dus eerst. Goed nieuws 1 Ik las de resultaten van een onderzoek van AIIM, dat in opdracht van Iron Mountain een uitspraak heeft gedaan over de toekomstige mogelijkheden, skills en capaciteiten van de archivaris en de informatiemanager. Centrale vraag: welke koers is kansrijk? De rode draad is dat de de focus moet liggen op kennis van riskmanagement, beveiliging en data-privacy. Dit is hèt vakgebied voor de informatie professional van de toekomst. Er ontstaat in de markt een grote vraag op het vlak van data-toegankelijkheid, -kwaliteit en -beveiliging. De conclusie van het onderzoek luidt dat de informatiemanager, als bewaker van bedrijfsdocumenten, zichzelf opnieuw moet uitvinden. Business owners zien hem of haar in de nabije toekomst niet zozeer als beheerder van documenten en data, maar vooral als een analytische professional met een groot veiligheidsbewustzijn, die creatief kan denken en die verandering in het informatiedomein kan begeleiden. Lees de resultaten: http://www.ironmountain.co.uk/Knowledge-Center/Reference-Library/View-by-Document-Type/White-Papers-Briefs/W/What-will-it-take-to-be-a-NextGen-InfoPro.aspx. Goed nieuws 2 Dit onderzoek van AIIM sluit naadloos aan op mijn eerdere blog over de toekomst van de archivaris, zie: http://www.themessagecompany.nl/1990/de-archivaris-vier-grote-stappen-op-weg-naar-data-integriteit-in-2025/ Mijn stelling in die blog: de archivaris van vandaag is de data-integriteitsmanager van morgen. De archivaris opereert in de toekomst als het “data-geweten” van processen en van de gehele organisatie. De archivaris werkt mee aan duurzaamheid, transparantie, volledigheid en traceerbaarheid, dus aan integriteit. De archivaris zorgt ervoor dat data op de juiste wijze worden beheerd en kunnen worden gebruikt in processen. En dat alles...

Advies van de opruimcoach: geef een feestje!   

door Rene Joor | Blog

Het Nieuwe Werken, flexibel werken, het is goed voor mens en organisatie. Het geeft ruimte, nieuwe keuzes, eigen verantwoordelijkheid en ongebondenheid. Mooi, maar wat doe je met je gevulde kasten en bureaus? Meeslepen belemmert en blokkeert. Opruimen moet. Hoe dan? Onze opruimcoach aan het woord. We kennen de situatie allemaal: ordners, boeken, hangmappen, aantekeningen, ze verstoppen onze kasten, lades en bureaus. En niet te vergeten de fotolijstjes, oorkondes en studiemappen. Ze blokkeren de route naar Het Nieuwe Werken en meer flexibiliteit. Want die vereisen ongebondenheid van een fysieke werkplek en dus van papier en persoonlijke spullen. Maar als ik om me heen kijk zie ik bij veel organisaties nog altijd die kasten en bureaus vol met “belangrijke” papieren. Belangrijk? Is niet een groot deel ooit geprint? Is niet een ander deel gewoon verouderd en overbodig? En hoort weer een ander deel misschien thuis in het bedrijfsarchief, omdat er belangrijke handtekeningen op staan? De vraag is hoe je de strijd aangaat en wint. Als opruimcoach doe ik dat in 6 stappen. Stap 1. Vergaar kennis Wat je allereerst nodig hebt, is kennis van hoe en waar papier in jouw organisatie wordt bewaard. Welke documenten moeten worden gearchiveerd, wat kan en mag vernietigd worden en wat kan mee naar huis. Die kennis is onontbeerlijk voor een goed opruimproces. Stap 2. Organiseer een afdelingsfeestje Opruimen is vervelend werk, dat vindt bijna iedereen. Het helpt om een opruimsessie met de hele afdeling (of vloer, of bureau-blok) aan te pakken. Iedereen roostert zichzelf een middag uit en samen gaan we het overbodige papier en persoonlijke spullen te lijf. Het wordt een gezellige boel, dat...

In 5 stappen op weg naar een integrale CCM

door Rene Joor | Blog

Relevante communicatie is een belangrijke eis van klanten en burgers. Het antwoord daarop is omnichannel klantcommunicatie. Intern vraagt het nogal wat acrobatiek als we met de huidige applicaties integrale CCM willen organiseren. Ken je de berichtenfabriek? Dat is het centrale CCM-platform. Waarom? En hoe pak je dat aan? Klanten, burgers, overheden en leveranciers zijn hard op weg naar een 24/7 relatie via alle beschikbare communicatie-kanalen. Dit vereist intern een integrale organisatie en uitvoering van de klantcommunicatie-processen. Immers, de klant wil uniforme, eenduidige en consistente informatie ontvangen en versturen op het moment dat hij daar behoefte aan heeft. De traditionele applicatie-inrichting, waarbij bedrijfsapplicaties delen van de klantcommunicatie verzorgen, is hier niet op berekend. Logisch, de applicaties zijn ooit aangekocht om specifieke processen te ondersteunen en niet om de integrale klantcommunicatie te regelen. Binnen organisaties implementeren wij daarom vaak een integraal, centraal platform dat berichten vanuit bedrijfsapplicaties ontvangt, opmaakt en bij de klant bezorgt via het gewenste communicatiekanaal. En omgekeerd natuurlijk. Voordeel: de klant ervaart uniforme en consistente communicatie! En de specifieke bedrijfsapplicatie hoeft zich niet bezig te houden met de routering, vormgeving en opmaak van de berichten, waardoor de complexiteit afneemt en de beheerkosten lager worden. Het centrale CCM-platform (ook wel: berichtenfabriek) ondersteunt alle in- en uitgaande berichtenverkeer via alle communicatiekanalen De klant wordt daardoor op maat bediend. Het platform is daarmee de basis van omnichannel CCM. De transitie naar integrale service voor klantcommunicatie moet slim worden aangepakt. En dat kan in 5 stappen. Stap 1. Word deskundig De technologie om de in- en uitgaande klantcommunicatie te automatiseren heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Ontwikkel daarom allereerst een visie op de...