Ik ga nieuwe schoenen kopen, want ik ga digitaliseren!

Ik ga nieuwe schoenen kopen, want ik ga digitaliseren!

De gesprekken over Document management gaan tegenwoordig meestal over input, archivering en output. Dat is jargon voor het verwerken van binnenkomende en uitgaande documenten en het goed opslaan daarvan. Document management ging (!) over post, repro, MFP’s en print, archieven en dozen, postrondes, en nog veel meer. Die tijd is voorbij. Bedrijven willen dat medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken en eisen dat alle documenten en informatie altijd en vanaf elke plek benaderbaar zijn. Dat vereist een andere opstelling van de document manager, het hoofdthema is digitaal voor hem. De digitaliserende document manager is nog zelden op zijn eigen werkplek te vinden. Wat blijkt namelijk, digitaliseren betekent heel veel overleg en afstemmen in de organisatie. Niet zitten maar lopen… En daarvoor heeft hij zijn schoenen. Nieuwe schoenen welteverstaan, want op die oude sloffen komt de document manager niet ver. Nee, het moeten glanzende sportschoenen zijn, scherp gesneden, de Ferrari onder de sportschoenen. Want die heeft de document manager wel nodig. De nieuwe eisen die de bedrijfsvoering stelt noodzaken hem of haar om met andere disciplines in het bedrijf contact te leggen en samen te werken. Het aanmaken en verwerken van documenten is niet alleen meer het primaat van de document manager, nee, het begint en eindigt in ketens en processen. Document management wordt een schakel in die processen en moet in die dynamiek kunnen blijven meewerken. En dat vereist kennis van die processen en precies weten wanneer en wat van je wordt verwacht. Dus: contact! In gesprek met de Business Als de document manager met de business in gesprek raakt over documentbeheer, versiebeheer, opslaan en terugvinden, metadata en archivering...